Luiz foi contratado no início do mês para efetuar a entrada de notas fiscais e gerar os arquivos para a contabilidade, então ele faz a seguinte pergunta ao seu superior:
“Sr. João, gerei o arquivo do SPED Fiscal e passei no validador, como faço para ajustar as divergências?”
e a resposta foi…
“Deixa que a Contabilidade arruma, é paga pra isso!”.
A história pode parecer estranha, mas pessoalmente já ouvi em várias oportunidades. Muitas vezes os empresários ou responsáveis pela área administrativa da empresa, não percebem o risco que correm por este tipo de ação. Além disso, este tipo de procedimento pode gerar malefícios como retrabalho, fiscalização na empresa e autos de infração. Explico.
Imagine que você passou o mês movimentando compras e emitindo notas fiscais. No período seguinte faz a geração das informações via arquivo do SPED Fiscal e encaminha para a contabilidade. Esta, por sua vez, efetua as correções diretamente no arquivo via validador ou no sistema contábil/fiscal e encaminha ao Fisco.
Este processo se repete durante vários anos e em determinada data, a Receita solicita as suas informações, porém, você trocou de contabilidade neste período. Resultado: todos os ajustes terão que ser refeitos. Então, alguém lembra o que foi feito?
Claro que essa é uma situação com uma visão um pouco extrema, mas que pode acontecer, já que a Receita pode solicitar informações ao contribuinte dentro do prazo decadencial, ou seja, o ano corrente mais os 5 anos anteriores.
Também é importante ressaltar que temos várias obrigações acessórias como GIAS, DIME, SPED Contribuições, as quais devem contemplar os mesmos ajustes.
Conclusão
É de suma importância que as informações estejam corretas na origem, para que tudo o que for entregue tenha a mesma informação. Não é responsabilidade da contabilidade ficar ajustando informações, e sim orientar o cliente a fazer o preenchimento correto da documentação.
Por isso, cabe a cada profissional da empresa ou da contabilidade que atende o cliente, revisar a forma desta troca de informações e ajustar o que for necessário diretamente na origem.
Esperamos que tenham gostado do conteúdo, nos vemos em breve! Ficou interessado por nosso sistema? Entre em contato conosco!
Por Jacób E. de Oliveira Neto
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